候帮爹算账,算多了,熟能生巧。”
祖昭没有再多说,让她先出去了。
但这件事,他记在了心里。
又过了几天,祖昭找了一个机会,单独把芸娘叫到了书房。
“芸娘,你坐下,我有话跟你说。”
芸娘有些不安,在椅子上坐了半边屁股,双手放在膝盖上,规规矩矩的。
祖昭开门见山:“你管着府里的事,账目、人事、采买,这些你都经手。但你现在用的记账法子太简单,进归进,出归出,看不出钱从哪里来、到哪里去。万一有人做手脚,你发现不了。”
芸娘抿了抿嘴,没有说话。
“我想教你一种新的记账法。”祖昭从案上拿出一本空白的册子,翻开第一页,用笔在上面画了几条线。
“这叫复式记账法。”
芸娘凑过来看,眼睛里满是好奇。
祖昭指着册子上的格子,一笔一划地解释:“每一笔账,都要记两次。一次记在‘借方’,一次记在‘贷方’。借方管钱从哪里来,贷方管钱到哪里去。两边的数字必须相等,只要不等,就说明账目有错。”
芸娘听得认真,眉头微微皱起,似乎在消化这些陌生的概念。
祖昭举了个例子:“比方说,府里买粮花了五千钱。这笔钱从哪里来?从库房支出。到哪里去?变成了粮食。借方记‘粮食’,贷方记‘库房现金’,两边都是五千钱。这样你就知道,钱花出去了,换来了什么。”
芸娘想了想,忽然道:“那要是有人虚报粮价,明明花了四千,报成五千呢?”
祖昭笑了,这个问题问到了点子上。
“那就需要第三样东西——凭证。每一笔支出,都要有卖家的收据、经手人的签字、验收人的画押。三样齐全,才能入账。凭证和账目对不上,就是有问题。”
芸娘点了点头,若有所思。
祖昭又从书架上取下一本旧账册,翻到其中一页,指着上面的数字:“你看顾先生记的这笔账,买柴两百捆,每捆十五钱,总共三千钱。但凭证上写的是每捆十三钱,两千六百钱。差了四百钱。这笔账你是怎么处理的?”
芸娘道:“我让人去问了,是卖柴的涨价了,顾先生没来得及改凭证。后来补了一张。”
祖昭看着她,认真道:“你做得对。但如果你用的是复式记账法,这种错账一眼就能看出来。因为借方和贷方不平。”
芸娘的眼睛渐渐亮了起来。
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